Excel-дегі есеп: кестелер жүйеден қымбатқа түсе бастағанда
Кестелер есепті көтермей қалғанының белгілері: қалдықтар сәйкес келмейді, есеп бірнеше күн жиналады, файлды бірнеше адам жүргізеді. Excel-дің нақты құнын қалай есептеу керек және жүйеге көшу не береді.
Excel — жақсы құрал, кез келген есеп дерлік содан басталады. Мәселе кестелерде емес, жұмыс көлемі олардың мүмкіндігінен асып кететін сәтте. Бұл сәт ешқашан кенет келмейді: алдымен файлдың екінші көшірмесі пайда болады, сосын «сақтық үшін» салыстыру, содан кейін деректерді жарты күн бойы қолмен жинайтын қызметкер. Төменде — бұл сәттің өтіп кеткенін көрсететін белгілер және кестелердің шын мәнінде қанша тұратынын есептеу тәсілі.
Кестелер көтермей қалғанының алты белгісі
Ойлануға екі-үш сәйкестік жеткілікті. Егер бесеуі және одан көбі сәйкес келсе — кестелер жүйеден қымбатқа түсіп отыр, тек бұл шығын бюджетте бөлек жолмен көрсетілмеген.
- Файлдағы қалдықтар нақты санмен сәйкес келмейді, айырмашылық тек түгендеу кезінде табылады
- Бір файлды бірнеше адам жүргізеді және «қорытынды_соңғы_2» тәрізді атаулы көшірмелер пайда болды
- Басшылыққа есеп жинау минут емес, сағат немесе күн алады
- Деректер кейінге қалдырылып енгізіледі — кешке немесе апта соңында, есте қалғаны мен қағаздар бойынша
- Нақты санды кім және қашан өзгерткенін ешкім айта алмайды
- Онсыз файл жұмыс істемейтін қызметкер бар: формулалардың құрылымын тек сол біледі
«Тегін» Excel шын мәнінде қанша тұрады
Кестелер тегін болып көрінеді, өйткені оларға шот қойылмайды. Бірақ қызметкерлердің уақыты төленеді, ал қалдықтардағы қателер сатып алу мен айыппұлға түседі. Шығынды бағалаудың қарапайым жолы: деректермен қолмен жұмыс істеуге кететін сағаттарды санап, сағат құнына көбейту.
| Қолмен не істейміз | Айына сағат | Қанша тұрады |
|---|---|---|
| Қалдықтарды салыстыру және айырмашылықты іздеу | 16 | сағат × сағат құны |
| Ай сайынғы есептілікті жинау | 12 | сағат × сағат құны |
| Деректерді файлдар мен бөлімдер арасында тасымалдау | 8 | сағат × сағат құны |
| Қате не файл ақауынан кейін деректерді қалпына келтіру | 4 | сағат × сағат құны |
«Айына сағат» бағанындағы сандар — 20–50 адамдық компанияға тән көрсеткіштер, оларды өз деректеріңізбен ауыстырған жөн. Осындай бағдар бойынша да айына шамамен 40 сағат жиналады — бұл бір қызметкердің жұмысқа емес, деректерді жинауға кеткен жұмыс аптасы. Жылына — шамамен бір жарым ай.
Оған есептеу қиынырақ, бірақ әдетте өзгеріске түрткі болатын шығындар қосылады: қоймада бар тауарды қайта сатып алу, мерзімі өткен құжат себепті айыппұл, өз ұстанымын растайтын деректер жоқ болғандықтан контрагентпен дау.
Жүйеге көшкенде не өзгереді
Жүйе «деректерді сақтау» міндетін шешпейді — онымен Excel де айналысады. Ол басқа төрт міндетті шешеді.
- Деректердің бір нұсқасы. Файл көшірмелері және қайсысы өзекті деген сұрақ жоқ
- Өзгерістер тарихы. Санды кім және қашан енгізгені көрінеді, кез келген айырмашылықты талдауға болады
- Қолжетімділік құқықтары. Қоймашы өзінікін, бухгалтерия өзінікін, басшы жиынтық көріністі көреді
- Батырмамен есеп. Деректер құрылымдалған түрде тұрғандықтан, есептілік жиналмайды, ашылады
Алдын ала сирек ойланатын қосымша әсер: деректер кейінге қалдырылмай, операция сәтінде енгізілгенде, олар нақты бола бастайды. Әдетте нақты көрсеткіштердің кестедегіден өзгеше болғаны дәл осы кезде анықталады.
Бұл қанша тұрады және қанша уақыт алады
Есеп жүйесінің құны қызметкер санына емес, процестер мен рөлдер санына байланысты. Мерзім бойынша бағдар:
| Көлемі | Не кіреді | Мерзімі |
|---|---|---|
| Бір процесс | Қойма есебі немесе жұмыс уақытының есебі: анықтамалықтар, операциялар, есептер | 4–8 апта |
| Бірнеше байланысты процесс | Қойма, сатып алу және есептілік, ортақ анықтамалықтар | 2–4 ай |
| Интеграциясы бар жүйе | 1С-пен алмасу, шығарылымдар, мобильді жұмыс орындары | 3 айдан бастап |
Құны тапсырманы талдағаннан кейін айтылады: есеп жүйелерінде бағаны экран саны емес, логиканың күрделілігі белгілейді — қалдықтар қалай есептеледі, қайтарым кезінде не болады, кім нені өзгертуге құқылы.
Жұмысты тоқтатпай қалай көшу керек
Көшу кезіндегі басты қорқыныш — операциялық жұмысты тоқтатуға немесе жинақталған деректерді жоғалтуға тура келеді деген ой. Бөлікпен жүрсеңіз, екеуінің де қажеті жоқ.
- 1Бір процестен бастау — айырмашылық жиі туындайтынынан. Әдетте бұл қойма немесе жұмыс уақытының есебі
- 2Анықтамалықтар мен ағымдағы қалдықтарды кестелерден көшіру. Тарихты толық көшіру міндетті емес: көбіне бастау нүктесі жеткілікті
- 3Бір цикл қатар жұмыс істеу — ай немесе тоқсан. Кестелер жүргізіле береді, деректер жүйемен салыстырылады
- 4Осы процесс бойынша кестелерді өшіру — олар мен жүйе арасында айырмашылық қалмағанда
- 5Толтырылған анықтамалықтарға сүйеніп, келесі процесті қосу
Қашан көшудің қажеті жоқ
Егер есепті бір адам жүргізсе, операция көп болмаса және айырмашылық туындамаса — кестелер жеткілікті, әзірлеу ақталмайды. Мән деректермен бірнеше адам қатар жұмыс істегенде, сатып алу мен айыппұл түріндегі қателік бағасы болғанда немесе деректерді ұсыну қажет болғанда пайда болады — тексеру кезінде, контрагентпен дауда, инвесторға.
Жиі қойылатын сұрақтар
Деректер бірдей болса, жүйе Excel-ден несімен жақсы?
Мәселе деректермен шектелмейді. Жүйе файл көшірмелерінің орнына бір өзекті нұсқа, өзгерістер тарихы, әртүрлі рөлдерге қолжетімділік құқығы және дайын есептілік береді. Excel мұның бәрін имитациялауға мүмкіндік береді, бірақ файлмен бір адам жұмыс істегенше ғана.
Есеп жүйесін әзірлеу қанша тұрады?
Құны процестер саны мен есептеу логикасының күрделілігіне байланысты, сондықтан тапсырманы талдағаннан кейін айтылады. Көлемге қызметкер саны емес, қанша процесс автоматтандырылатыны және қандай жүйелермен деректер алмасу қажеттігі әсер етеді.
Кестелерден жүйеге көшу қанша уақыт алады?
Бір процесс — 4–8 апта әзірлеу және салыстыру үшін бір цикл қатар жұмыс. Бірнеше байланысты процесс — 2 айдан 4 айға дейін. Бұл кезде компания жұмысын тоқтатудың қажеті жоқ.
Кестелерде жинақталған деректер не болады?
Анықтамалықтар мен ағымдағы қалдықтар жүйеге көшіріледі. Тарихты толық көшіру сирек: көбіне бастау нүктесі белгіленеді, ал ескі файлдар мұрағат ретінде сақталады.
Жүйені әзірлемей, дайынын сатып алуға бола ма?
Процестер стандартты болса, дайын шешім әдетте арзанырақ және оны бірінші қарастырған жөн. Әзірлеу процесс үлгіліден соншалық ерекшеленгенде ақталады — дайын жүйені пысықтауға немесе жұмысты соған бейімдеуге тура келетін жағдайда.